簡報內容太多快爆炸？用這三步驟整理內容
在製作簡報的時候，最害怕的就是老師或主管丟給你滿坑滿谷的參考資料，然後要你做成一份 15 分鐘的簡報。這也難怪許多讀者會跟我反映：「內容太多」、「不知道哪些才是重點」、「資訊太雜很難簡化」😕
仔細聽完他們的疑問後，我偶爾會說：「這不是我們能控制的」
如果我們被要求要將 300 多頁的文獻整理成一份 15 分鐘的簡報，而且這份簡報必須要包含所有細節時，那這注定會是一份無聊而且資訊量爆炸的簡報。
但如果我們被要求要將 300 多頁的文獻整理成一份 15 分鐘的簡報，但教授或主管沒有特別要求什麼時，那我們就可以利用以下的三步驟做出一份還不錯的簡報😲
📌步驟一：摘要
第一步我們要做的就是「摘要參考資料」。而摘要的方法很簡單，就是把所有的參考資料丟進 ChatGPT 裡面，請它把所有內容摘要成 15 – 20 個點 (依你的簡報長度而定)
📌步驟二：過濾
「當重點太多時，就等於沒有重點」，如果我們捨不得丟棄任何內容、硬要把所有資訊都塞進簡報時，那整份簡報就會變流水帳，內容很多但根本沒人想聽。
所以接下來我們要站在觀眾的角度，思考一下：在這 15 – 20 個點中，我會最想聽哪些內容？哪些內容最重要？從中選出 3 – 7 個點。
📌步驟三：補充說明
接下來舉個實例讓大家知道該如何應用這項技巧👇
這是一份海運公司的簡報 🚢 這位客戶的主管要求他要將總長 45 分鐘的雙語影片整理成一份 15 分鐘的口頭簡報。可怕的是，這 45 分鐘的影片本身就已經是一場簡報分享了，所以我必須要將這份簡報簡化再簡化😣
在這個情況下，我一樣利用以下的三步驟去製作這份簡報。
📌步驟一：摘要
我將總長 45 分鐘的影片字幕都丟進 ChatGPT 裡面，請它整理成 20 個點 (bullet points)
📌步驟二：過濾
接下來我從這 20 個點中選出了 4 個點當作整份簡報的大標題。
📌步驟三：補充說明
最後剩下 16 個點我就拿來當作簡報的補充資料，讓內容更豐富。
透過摘要 → 過濾 → 補充說明這三個步驟，我用很短的時間就能把一場 45 分鐘的簡報影片濃縮成一場 15 分鐘的口頭簡報👌
使用這三個步驟時，不用擔心自己的簡報遺漏什麼內容，或者覺得簡報內容不夠「豐富」而心虛。畢竟比起讓觀眾聽了 10 個重點全部忘記，我們更想讓觀眾能真正帶走一些知識或行動。