【簡報糾察隊】EP 4:簡報裡這些圖形效果不要用 ! 高機率翻車

簡報裡這些圖形效果不要用 ! 高機率翻車

 

在【簡報糾察隊】系列裡,我會向大家展示一些自己平常在課堂、講座上看到的 NG 簡報、抓出它的問題點,並在「最少調整」的情況下實際修改這份簡報。

 

因為我重視簡報的邏輯 / 內容更甚於美編,所以在這個系列的文章裡,你不僅可以知道如何不要踩到美編的地雷,更能了解如何安排一份簡報的啟程轉合。

 

而今天我要修改的是這一份【財政部業務概況】簡報,來源:

https://ws.ndc.gov.tw/Download.ashx?u=LzAwMS9hZG1pbmlzdHJhdG9yLzEwL3JlbGZpbGUvNTc4MS8yNTkyOS80NGZhMGRhNC1jNmM5LTQzYTAtYjY3Ni1hNTFlOWIyOGY2ZTAucHB0&n=NC3osqHmlL%2Fpg6jntpzopo%2Flj7jnsKHloLEucHB0&icon=..ppt

 

 

廢話不多說,以下是今天的簡報主角。

 

在這份簡報裡,我會特別針對圖表進行修改,如果想了解標題、目錄、結尾等頁面該如何修改的話,可以去看前面兩集的簡報糾察隊

【簡報糾察隊】EP 1:修改 NG 簡報 ! 美編五大重點

【簡報糾察隊】EP 2:修改台大簡報課簡報 ! 入班前的小測驗

 

修改過程

 

統一修改

字體全部改成微軟正黑體,後面不再贅述

 

一、首頁

 

我的修改:

新增背景圖 + 遮罩、標題和 Slogan 往下移、標題加個圓角矩形框

 

理由:

1、不知道怎麼美編時,可以多用圖片 + 遮罩的方式 (遮罩製作方法)

2、我們在閱讀時會從大看到小、從上看到下,所以像標誌、Slogan 這種比較次要的元素,就把它縮小並移到下面

3、當一個頁面裡有大標題和小標題時,就要盡可能將兩者做出區隔,除了加框之外,也可以加粗字體、放大字形……

 

二、層次遞進圖

 

我的修改:

移除 3D 圖形、改用基本的圓角矩形、簡化圖表架構、將整張簡報的重點用遮罩呈現

 

理由:

1、PPT 內建的 3D 圖形、陰影效果很容易翻船,盡量少用

2、這張圖想傳達的是:如果政府組織能精簡、彈性有效能的話,就能更好地推動國家政務。精簡、彈性、效能屬於政府的「特性」,所以應該把它和政府這個區塊放在一起。

3、這頁投影片想傳達的重點是:組織再造是提升國家競爭力的關鍵。所以我將這句話獨立出來,用遮罩的方式呈現。

三、職務變動圖

 

我的修改:

統一箭頭樣式、使用圓角矩形 (不用 SmartArt)、分頁顯示重點

 

理由:

1、這張圖想呈現財政部新增 / 刪減了哪些業務,因此我將箭頭的樣式、方向統一,讓觀眾能更快了解

2、內建的 SmartArt 除了樣式很醜以外,製作時的限制也很多。因此,如果能夠自己做的話就盡量自己做。像這張圖我只是做了簡單的圓角矩形 → 移到最下層,整個畫面看起來就更乾淨。

3、在這張圖裡面有很多文字,因此,後面幾頁我們可以將圖表放大、一次只介紹一個重點,例如:當我說到「國庫」時,就切換到以下的投影片,讓觀眾聚焦在你講的重點上。

 

四、人員架構圖

 

我的修改:

更改圖表結構 (上下)、以圖示取代文字

 

理由:

1、原本的圖表上下的層次不明顯,因此我用圓角矩形重新製作一個簡單的圖表,讓上級跟下屬單位的關係更明顯

2、原本的圖表中詳細地列出每個部門底下的僱員數量,雖然這些是必要資訊,但並不是這張簡報的重點。因此我利用圖示去取代文字,讓觀眾能透過圖示大致知道這些部門的人員狀況即可。

 

P.S.如果有需要詳細的人員職稱,可以在圖示底下補充說明

 

五、複雜表格圖

 

我的修改:

統一色調、利用聚光燈標示出重點

 

理由:

1、原本的圖表色調太多,還有各種奇怪的陰影效果,於是我一樣自製圖表,並使用同一個色調

2、這張圖表想要傳達的是,這些業務經過組織調整後,移到了其他的部門,因此它用紅框把調整的地方圈出來。然而,利用紅框標示不僅不清楚,還會造成視覺上的干擾。因此我利用聚光燈的效果,讓重點更清楚。 (聚光燈製作方法)

 

 

重點整理:

1、不知道如何美編時,可以多用圖片 + 遮罩

2、不要用 PPT 裡的SmartArt、3D、陰影效果

3、多利用聚光燈去標示出你想傳達的重點

4、非重點的部分可以用圖示簡單帶過

5、當一張簡報的文字太多時,可以利用局部放大的技巧,分別介紹這些重點

 

以上就是所有的修改步驟及背後理由。這些步驟看似複雜,但其實你只要掌握簡報的核心概念,你就能在短時間內做出一份簡潔有重點,卻又不會無趣的簡報 (絕對沒有網路上講的這麼複雜)

 

P.S. 我透過兩年時間、上萬元學費和數十場分享中總結出了一套心法,如果你也想在短時間內了解如何快速做出一份理想簡報的話,歡迎加入簡報 HACKER 的行列。

 


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